POLITYKA PRYWATNOŚCI
greenmountainonline.pl
Wersja 1.0 · Obowiązuje od dnia opublikowania na Stronie.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
RBau Technic Service sp. z o.o. ul. Szymczaka 3/6, 01-227 Warszawa NIP: 5273176924
działająca pod marką handlową Green Mountain, prowadząca stronę internetową greenmountainonline.pl (dalej: „Strona").
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@greenmountainonline.pl
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszystkie zapytania dotyczące przetwarzania danych prosimy kierować na powyższy adres e-mail.
2. Skąd mamy Twoje dane
Dane pozyskujemy:
- Bezpośrednio od Ciebie — gdy dokonujesz rezerwacji, kontaktujesz się z nami lub korzystasz ze Strony.
- Od osoby dokonującej rezerwacji w Twoim imieniu — jeżeli ktoś zgłosił Cię jako uczestnika wyjazdu albo wskazał jako kontakt awaryjny. W takim przypadku otrzymujemy dane wskazane w pkt 3 poniżej, a osoba zgłaszająca oświadcza, że jest upoważniona do ich przekazania. Informację o przetwarzaniu przekazujemy przy pierwszym kontakcie z Tobą — niniejszy dokument stanowi wypełnienie tego obowiązku.
- Automatycznie — poprzez pliki cookies i podobne technologie, gdy odwiedzasz Stronę (szczegóły w odrębnej Polityce cookies).
3. Jakie dane przetwarzamy
3.1. Dane podawane przy rezerwacji
| Kategoria | Zakres |
|---|---|
| Dane identyfikacyjne | imię, nazwisko, data urodzenia |
| Dane kontaktowe | adres e-mail, numer telefonu |
| Numer PESEL | wyłącznie gdy jest niezbędny do objęcia uczestnika ubezpieczeniem — patrz pkt 4 |
| Kontakt awaryjny | imię i nazwisko, numer telefonu, relacja wobec uczestnika |
| Dane do faktury | rodzaj nabywcy, nazwa, NIP, adres — gdy zażądasz faktury |
| Dane rezerwacji | wybrany wyjazd i termin, liczba uczestników, kwoty, status płatności |
| Zgody | treść udzielonych zgód wraz z datą, godziną i adresem IP |
| Uwagi | informacje wpisane dobrowolnie w polu uwag, w tym istotne informacje o stanie zdrowia |
3.2. Dane zbierane automatycznie
Adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, typ urządzenia i rozdzielczość ekranu, źródło wejścia na Stronę, odwiedzane podstrony i czas ich przeglądania, interakcje ze Stroną (kliknięcia, przewijanie, ruch kursora), identyfikatory plików cookies.
3.3. Czego NIE przetwarzamy
Nie przechowujemy danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości. Cała transakcja płatnicza realizowana jest po stronie operatora płatności — dane karty nigdy nie trafiają na nasze serwery.
4. Numer PESEL — informacja szczególna
Numer PESEL zbieramy wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędny do objęcia uczestnika ubezpieczeniem związanym z udziałem w wyjeździe. Nie zbieramy go do żadnych innych celów.
Sposób zabezpieczenia:
- PESEL jest szyfrowany w bazie danych — nie jest przechowywany w postaci jawnej;
- w panelu obsługi biura jest maskowany (widoczne są wyłącznie końcowe cyfry), a wyświetlenie pełnego numeru jest rejestrowane;
- PESEL nie występuje w logach systemowych, wiadomościach e-mail, komunikatach o błędach ani w narzędziach analitycznych czy reklamowych;
- dostęp do PESEL mają wyłącznie osoby upoważnione po stronie biura.
Jeżeli objęcie uczestnika ubezpieczeniem następuje za pośrednictwem zakładu ubezpieczeń lub brokera, PESEL przekazywany jest temu podmiotowi wyłącznie w tym celu i w zakresie niezbędnym do zawarcia umowy ubezpieczenia. Tożsamość takiego podmiotu wskazujemy przy zapisie na dany wyjazd.
Podanie numeru PESEL jest dobrowolne, jednak jego niepodanie może uniemożliwić objęcie uczestnika ubezpieczeniem.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Zakres |
|---|---|---|
| Realizacja rezerwacji i umowy o świadczenie usług | art. 6 ust. 1 lit. b — niezbędność do wykonania umowy | dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane rezerwacji |
| Obsługa płatności | art. 6 ust. 1 lit. b | dane rezerwacji, dane płatnika |
| Objęcie uczestnika ubezpieczeniem | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy, a w zakresie danych uczestnika niebędącego stroną umowy: art. 6 ust. 1 lit. f | imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL |
| Bezpieczeństwo uczestnika — kontakt awaryjny | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie życia i zdrowia uczestników | dane kontaktu awaryjnego |
| Informacje o stanie zdrowia podane dobrowolnie | art. 9 ust. 2 lit. a — wyraźna zgoda | dane wpisane w polu uwag |
| Wystawianie faktur, księgowość, obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny | dane do faktury, dane transakcji |
| Rozpatrywanie reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c | dane rezerwacji, korespondencja |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | wszystkie niezbędne dane |
| Statystyka i analiza korzystania ze Strony | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda (cookies) | dane z pkt 3.2 |
| Marketing i reklama, w tym remarketing | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda (cookies) | dane z pkt 3.2 |
| Zapewnienie bezpieczeństwa Strony i przeciwdziałanie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f | adres IP, logi techniczne |
6. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
6.1. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie
| Podmiot | Rola | Przetwarzane dane | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| PayPro S.A. (Przelewy24) | obsługa płatności online | dane transakcji, dane płatnika | Polska |
| Hetzner Online GmbH | hosting serwerów i bazy danych | wszystkie dane aplikacji | Niemcy (EOG) |
| Resend | wysyłka wiadomości e-mail (potwierdzenia, powiadomienia) | adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości | USA |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | analityka (Google Analytics 4), reklama (Google Ads), zarządzanie tagami (Google Tag Manager) | dane z pkt 3.2, identyfikatory cookies | Irlandia / USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | reklama i pomiar konwersji (Meta Pixel) | dane z pkt 3.2, identyfikatory cookies | Irlandia / USA |
| Microsoft Corporation | analityka behawioralna (Microsoft Clarity) | dane z pkt 3.2, zapis interakcji ze Stroną | USA |
| Podmiot prowadzący obsługę księgową | księgowość, wystawianie i rozliczanie faktur | dane do faktury, dane transakcji | Polska |
6.2. Pozostali odbiorcy
- Zakład ubezpieczeń lub broker ubezpieczeniowy — w zakresie niezbędnym do objęcia uczestnika ubezpieczeniem (patrz pkt 4).
- Podwykonawcy realizujący wyjazd — instruktorzy i przewodnicy, w zakresie niezbędnym do bezpiecznego przeprowadzenia zajęć (imię i nazwisko, telefon, istotne informacje o stanie zdrowia, kontakt awaryjny).
- Podmioty świadczące obsługę prawną — w razie potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.
- Dostawca usług IT i utrzymania Strony — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Serwery, na których przechowujemy dane rezerwacji, znajdują się na terytorium Niemiec (EOG).
Część narzędzi analitycznych, reklamowych i komunikacyjnych wymienionych w pkt 6.1 (Google, Meta, Microsoft, Resend) wiąże się jednak z przekazaniem danych do Stanów Zjednoczonych.
Przekazanie odbywa się na podstawie:
- decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach Data Privacy Framework (DPF) — w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych w tym programie, albo
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami — w pozostałych przypadkach.
Do przekazania danych w tych celach dochodzi wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednią kategorię plików cookies. Możesz uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem biuro@greenmountainonline.pl.
8. Okresy przechowywania danych
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane rezerwacji i realizacji umowy | przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa (faktury) | 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Numer PESEL | do zakończenia wyjazdu i ustania celu ubezpieczeniowego, a następnie usuwany — chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do obrony roszczeń związanych z ubezpieczeniem |
| Dane kontaktu awaryjnego | do zakończenia wyjazdu, następnie usuwane |
| Zgody i dowody ich udzielenia | do wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń |
| Korespondencja e-mail | przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń |
| Dane z cookies | zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies |
9. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- Dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO).
- Sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
- Usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO), w zakresie, w jakim nie jesteśmy zobowiązani do ich dalszego przechowywania.
- Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
- Przenoszenia danych — otrzymania ich w ustrukturyzowanym formacie lub przesłania innemu administratorowi (art. 20 RODO), w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.
- Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego — w przypadku marketingu sprzeciw jest bezwarunkowo skuteczny.
- Cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Powyższe prawa realizujesz, kontaktując się z nami pod adresem biuro@greenmountainonline.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Skarga do organu nadzorczego
Masz prawo wnieść skargę do:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa uodo.gov.pl
10. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji — bez nich nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy.
- Podanie numeru PESEL jest dobrowolne, ale jego brak może uniemożliwić objęcie uczestnika ubezpieczeniem.
- Podanie danych do faktury jest dobrowolne i konieczne wyłącznie wtedy, gdy chcesz otrzymać fakturę.
- Podanie informacji o stanie zdrowia jest dobrowolne, ale ich zatajenie może zagrażać bezpieczeństwu Twojemu i grupy.
- Wyrażenie zgód na cookies analityczne i marketingowe jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania ze Strony ani dokonania rezerwacji.
11. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane
Narzędzia reklamowe i analityczne opisane w Polityce cookies mogą dokonywać profilowania polegającego na dopasowywaniu wyświetlanych treści reklamowych do Twoich zainteresowań na podstawie aktywności na Stronie. Odbywa się to wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności:
- szyfrowanie połączenia ze Stroną protokołem SSL/TLS (HTTPS);
- szyfrowanie numerów PESEL w bazie danych oraz maskowanie ich w interfejsie obsługi;
- rejestrowanie dostępu do danych szczególnie wrażliwych;
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych;
- przechowywanie danych na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
- wykonywanie regularnych kopii zapasowych;
- powierzanie przetwarzania danych wyłącznie podmiotom dającym gwarancje odpowiedniego poziomu ochrony, na podstawie umów powierzenia.
13. Pliki cookies
Zasady wykorzystania plików cookies i podobnych technologii, wykaz stosowanych narzędzi oraz sposób zarządzania zgodami opisuje odrębny dokument — Polityka cookies, dostępna na Stronie.
14. Zmiany Polityki prywatności
Zastrzegamy prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana na Stronie wraz z datą jej wejścia w życie.